「3つのシステム分断」からの脱却。業務改革やIT活用支援のプロが見出した、バックオフィス統合の最適化

「関わるみんなが、『はたらくこと』を通じて繋がりを持ち、それぞれが想像していた以上の喜びを生み出せる社会を作る」を会社の存在意義として掲げ、人と組織が持つ力を存分に発揮するための「業務改革×IT」と、「働きたいが働けない人」と「人手不足の企業」をつなぐ「社会課題解決型の就業支援」という2つの柱で事業を展開する株式会社繋。

がん患者や子育て世代など多様な働き方の支援にも取り組み、「未来創造企業」にも認定されている同社は、顧客企業の業務改革やIT活用を通じて、事業継続性の向上とバックオフィスの効率化を支援しています。

しかし、そんな業務改革の最前線に立つ同社自身のバックオフィスにおいても、用途ごとに異なる銀行システムを使い分ける煩雑さや、一度登録すると自社だけでは取り消せないという運用上の制約に直面していました。自社のバックオフィス改善をどのように捉え、なぜFinswer Bankを導入する判断に至ったのか。そして、システム統合によって日々の振込業務や承認プロセスはどのように変わったのか。業務改革やIT活用を支援する株式会社繋 代表取締役の大岩政博様に、Finswer Bankを銀行の枠を超えた「パートナー」と感じる理由を伺いました。

——　御社は中小企業の業務改革やIT活用支援を手掛けられていますが、Finswer Bank導入前、自社の経理業務にはどのような課題があったのでしょうか。

大岩様（以下、敬称略）： 弊社は、回らない仕事を抱えていらっしゃる企業様向けに業務フローの見直しやシステム導入をご支援する立場ですが、以前の自社の振込オペレーションには非効率な部分があり、実務上のストレスも感じていました。

最大の課題は、「用途によって3つの異なる銀行システムを使い分けなければならなかった」ことです。以前は、都度振込と総合振込について同じネット銀行を利用していましたが、それぞれ別のシステムに分かれていました。さらに、給与振込は手数料の兼ね合いで別の信用金庫を利用していました。その結果、「都度振込はこっちの画面にログインし、総合振込は別のシステムに入り直し、給与振込はまた別の銀行サイトへ……」という、煩雑な巡回作業が毎月発生していたのです。

こうした作業は、一つひとつは小さな手間に見えますが、月次業務の中では確実に負荷として積み重なります。手順そのものは整理していても、システムや認証方法が分かれていることで、確認事項や操作の切り替えが増えてしまう。業務改革の観点で見ると、できるだけ一つの流れに整えたい状態でした。

——　複数システムの使い分けは、実務にどのような影響を与えていましたか？

大岩：特に負担だったのは、承認まわりの手順が振込種別ごとに異なっていたことです。 都度振込にはワンタイムパスワードが必要で、総合振込には電子証明書とID/パスワードが必要など、作業のたびに異なる認証手順が必要になります。こうした違いが積み重なることで、月次の振込業務全体に一定の負荷がかかっていました。

——　経理実務の観点で、他にも課題はありましたか？

大岩：精神的な負担だったのが、総合振込における「取消不可のプレッシャー」です。以前のシステムでは、一度総合振込のファイルを登録してしまうと、利用者側で取り消すことができませんでした。もし後から金額の間違いに気づいた場合、サポートセンターに連絡し、所定のフォームで取消手続きを依頼し、何度もやり取りをしなければなりませんでした。実際に修正が発生した際には、振込期限が迫っている中、サポートセンターからの対応完了連絡を待つことに大きなストレスを感じていました。

導入の決め手：手数料削減以上に大きかった、分断された振込業務を一つの流れに整えられる価値

——　数あるサービスの中で、Finswer Bankを選んだ理由は何だったのでしょうか。

大岩：最初のきっかけは、SNSの広告で「振込手数料90円」という数字を見たことです。以前のシステムでは総合振込でも1件145円の手数料がかかっており、給与振込の手数料も課題でしたから、純粋なコスト削減メリットに強く惹かれました。

しかし、導入の決定打となったのは、「バラバラだった3つのシステムで行っていた振込業務を、Finswer Bank上で一つの流れに集約できる」という点でした。都度振込、総合振込、そして給与振込。これまで別々の場所、別々の認証方法で行っていた業務が、一つのインターフェースで完結する。この「システム統合」による業務効率化の効果は、手数料の安さ以上に大きいと確信しました。

——　実際にFinswer Bankに移行して、業務はどのように変わりましたか？

大岩：これまで使用していた口座自体は残しつつも、メインの振込業務をFinswer Bankに集約したことで、月次の振込業務を一つの流れとして進めやすくなりました。特に、都度振込・総合振込・給与振込の承認をスマートフォンアプリ上でまとめて確認できるようになった点は、実務上とても大きいです。

承認の入口が一つになったことで、確認・承認のポイントが明確になり、月次業務全体の見通しも立てやすくなりました。単に操作が便利になったというより、振込業務を落ち着いて進めやすくなったことに価値を感じています。

——　課題だった「取消不可のプレッシャー」や、その他の機能はいかがでしょうか。

大岩：取消に対する心理的な負担も、大きく軽減されました。Finswer Bankでは、一定の条件下で利用者自身が取消操作を行えるため、万一の修正にも対応しやすくなりました。

振込期限が近い中で修正が必要になった場合でも、自分たちで状況を確認し、必要な操作を進められる。この安心感は、実務担当者にとって非常に大きいです。

また、新たに実装された「入金消込機能」にも期待しています。一度の操作で消込処理を進められるため、うまく活用できれば、入金確認まわりの業務もさらにスムーズになると感じています。さらに、AI-OCRによる請求書の読み取り機能も、手入力の削減という点で有効だと感じています。社名のような文字列が複数入っている場合など、請求書の構造がわかりにくい場合、AIが迷うこともありますので、さらなる精度向上に期待しています。

——　Finswer Bankの「サポートや開発体制」についてはいかがですか。

大岩：サポートや開発体制は、Finswer Bankの大きな魅力だと感じています。例えば、定期的なミーティングで実務目線の細かな要望をお伝えすると、ただ「検討します」で終わるのではなく、実際のシステム改修にスピーディーにつなげてくれます。使い始めた当初は「今後に期待したい」と感じる部分もありましたが、今では要望が実際の改善につながっていることを実感しています。単に完成されたサービスを利用しているというより、実務に合わせて一緒にシステムを育てているような感覚があります。

——　最後に、Finswer Bankへの今後の期待と、導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

大岩：今後の機能への期待としては、Finswer Bankは「銀行」であるという強みを活かして、日々の資金の動きに基づいた「融資の提案」や「補助金・助成金のレコメンド」などがあると嬉しいですね。また、会計システムへの、証憑（画像）データを含めたシームレスな仕訳連携がさらに強化されれば、より完成度の高い業務基盤になると思います。

私たち株式会社繋は、お客様の業務フローの見直しやIT活用をご支援しています。だからこそ、今回の導入を通じて、自社の業務においても「分断された仕組みを整えること」の重要性をあらためて実感しました。

システムは、導入すること自体が目的ではありません。日々の業務の中にある小さな手間や不安を減らし、人が本来向き合うべき仕事に時間を使えるようにするためのものだと思います。

弊社のように専任の経理担当者がおらず、他の業務と兼任している企業や、少人数でバックオフィスを担う企業にとって、Finswer Bankのように業務を一つの流れに整えられる仕組みは、有効な選択肢になると感じています。バラバラのシステムに振り回されている企業や、振込手数料・手入力の負担に悩んでいる企業には、一度検討する価値のあるサービスだと思います。