請求書処理オペレーションを自動化。気鋭のマーケティング支援企業が実現した高額SaaS不要の経理DX

幅広い知見をもとにクライアントへのマーケティング・PR支援事業を主軸に展開する株式会社CIERS。また、そのノウハウを活かして立ち上げた自社ブランド「Ban-Yan（バンヤン）」は、楽天デイリーランキングで1位を獲得するなど、多角的な事業展開で急成長を遂げています。

数多くのクライアントや外部パートナーと協業し、新たな市場を切り拓き続ける同社ですが、その裏側のバックオフィスでは「各担当者の請求書処理の煩雑化」と「ネットバンクへの手入力」という、アナログな作業とヒューマンエラーに直面していました。いかにして同社はFinswer Bankの「メールアップロード機能」と「AI-OCR」を活用し、高額な経理システムを導入することなく業務の自動化を実現したのか。同社のCOOでバックオフィスの責任者でもある瀧口隼樹様にお話を伺いました。

——　御社はマーケティング・PR支援事業を主軸に急成長されていますが、Finswer Bank導入前、バックオフィスではどのような課題を抱えていたのでしょうか。

瀧口様（以下、敬称略）： 弊社はマーケティング支援やコンテンツ企画といった事業の性質上、様々な協力会社様やフリーランスのクリエイターの方々とのお取引が多く、毎月多くの請求書を受領します。以前は、各事業の担当者がメールやチャットツールなどでバラバラに請求書を受け取り、それを期日までに「社内の共有フォルダに格納する」という運用ルールを敷いていました。

しかし、この「フォルダへの格納」という作業が、現場にとっても経理にとっても大きなボトルネックになっていました。月末の忙しい時期になると、担当者が格納を忘れてしまうこともあり、「あの件の請求書はまだ？」と一人ひとりに催促をして回らなければなりません。それでも抜け漏れが発生し、月初の限られた数営業日でバタバタと処理に追われるのが常態化していました。

——　請求書をフォルダに格納した後の「振込作業」においてはいかがでしたか？

瀧口：もう一つの大きな課題が、「ネットバンクへの手入力」です。共有フォルダに格納した請求書をモニターに表示させながら、以前利用していたネットバンクの画面に、金額や口座番号を手入力して総合振込のデータを作成していました。会計ソフトも導入していますが、請求書の自動取り込みといった機能はないため、手作業に頼るしかなかったのです。

弊社は少人数の組織であり、私も含めて各自が複数の業務を兼任しています。ただでさえ時間がタイトな中で、この手入力作業は作業時間がかかるだけでなく、「1円でも間違えられない」「振込先を間違えられない」というプレッシャーも感じていました。実際に、金額の間違いや振込漏れといったヒューマンエラーが発生したこともあり、オペレーション改革の必要性を感じていました。

——　そうした課題がある中で、Finswer Bankを選んだ理由は何だったのでしょうか。

瀧口：一番分かりやすい理由は「振込手数料の安さ」です。1件あたり一律90円という設定は、純粋なコスト削減効果として非常に魅力的でした。

しかし、導入の決定打となったのは、「AI-OCR（請求書自動読み取り機能）」が備わっており、既存の手作業オペレーションを抜本的に変えられると感じたことです。 実は私自身、前職で他社の経理系SaaSを導入した経験があり、「請求書を電子化してOCRで読み込ませれば、業務効率が劇的に上がる」という成功イメージを持っていました。ただ、現在の弊社のフェーズで月額数万円〜数十万円もする高額なシステムを導入するのはコストパフォーマンスが合いません。「どうにかしてコストを抑えつつ、既存の手入力オペレーションを自動化したい」と考えていた私たちにとって、銀行の機能そのものにAI-OCRが内包されているFinswer Bankは、まさに求めていた最適解だったのです。

——　実際にFinswer Bankを導入して、業務フローはどのように変わりましたか？

瀧口：最も変化をもたらしたのは、請求書の「メールアップロード機能」です。Finswer Bankでは、取引先から弊社専用のメールアドレス宛に請求書PDFを送付してもらうだけで、自動的にFinswer Bank内に取り込まれます。これにより、各担当者は「手作業で共有フォルダに格納する手間」が無くなります。

以前のように「わざわざPDFをダウンロードして、共有フォルダを開いて、指定のフォルダに名前をつけて保存する」という作業が無くなり、担当者の「フォルダへの格納漏れ」や経理側が「回収漏れを催促する」という無駄な時間が大幅に削減されました。

——　AI-OCRによる読み取り精度はいかがでしょうか？

瀧口：AI-OCRの恩恵も絶大です。導入直後は「本当に正しく読み取れるのか」という不安も少しありましたが、今はOCRの精度が格段に上がっており、非常に優秀です。現在、手で修正が必要なのは全体の5％程度しかありません。それも、請求書自体の記載フォーマットがかなり特殊な場合などに限られます。

システムが読み取った内容を「目視で確認するだけ」になったことで、手入力によるケアレスミスや抜け漏れへの不安が完全に払拭されました。振込データ作成にかかる時間も大幅に削減され、精神的にも非常に楽になりました。

——　Finswer Bankのサポート体制や、今後の機能改善に対する期待をお聞かせください。

瀧口：Finswer Bankの素晴らしいところは、ユーザーからのフィードバックに対する対応の早さです。 例えば、一部の特殊な請求書の読み取りに関して要望をお伝えした際も、すぐにエンジニアチームを含めて原因究明や機能改善に動いてくれました。「ただツールを提供するだけでなく、一緒に業務を良くしていこう」という姿勢にとても信頼を置いています。

今後は、振込手数料が21円とさらに安い給与振込もFinswer Bankから行う予定です。弊社の顧問税理士とも相談中ですが、会計ソフトとの仕訳連携がさらにシームレスになれば、より完璧なオペレーションが組めると期待しています。

——　最後に、Finswer Bankの導入を検討している企業へメッセージと、御社の今後の展望をお願いします。

瀧口：弊社のように、「専任の経理担当者がおらず、他の業務と兼任でバックオフィスを回しているスタートアップや小規模企業」にとって、Finswer Bankは間違いなく導入効果が高いサービスです。何万円〜何十万もするシステムを入れなくても、毎月の振込手数料を安く抑えながら、メール自動アップロードとAI-OCRによって手入力の工数を劇的に削減できます。ガチガチに経理フローが固まりきっていない成長企業こそ、今のうちにFinswer Bankでスマートな土台を作っておくべきだと思います。

私たちCIERSは、主軸であるマーケティングやPR支援といったBtoB領域でのクライアントの課題解決はもちろん、自社ブランド「Ban-Yan」を通じたBtoC領域でも新たな挑戦を続けています。 Finswer Bankによって経理業務のストレスから解放された分のエネルギーを、クライアントの支援やさらなるサービス成長に全力で注ぎ込み、より多くの人の幸せと可能性に向き合っていきたいと考えています。