「手入力の呪縛」からの解放。BPOのプロが選んだ、AI-OCRによる経理改革

「旅」を軸に多角的な事業を展開するWORLD COMPASSグループの一員として、バックオフィスのアウトソーシング（BPO）事業を手掛ける株式会社Essential Partners。

経理、人事、総務など、企業の屋台骨を支える業務を「経験豊富なプロフェッショナルチーム」が代行。クライアントごとのニーズに合わせたカスタマイズ力と、グループ全体で培ったグローバルな視点を武器に、グループ以外も含めて多くの企業の業務効率化とコスト削減を実現しています。

しかし、数多のクライアントから送られてくる多種多様なフォーマットの請求書を前に、現場のスタッフはある「単純作業」に忙殺されていました。それは、終わりのない「目視」と「手入力」の繰り返し。BPOのプロがいかにして、ヒューマンエラーの温床となる手作業を排除し、AI技術を用いてスマートな運用体制を手に入れたのか。その業務改革についてお話しをお伺いしました。

——　本日はよろしくお願いいたします。御社はバックオフィス全般を代行されていますが、特にどのような相談が多いのでしょうか。

永吉様（以下、敬称略）： 人事や総務の代行も行っていますが、圧倒的に引き合いが多いのは「経理」、特に「請求書処理と振込業務」です。理由は明確で、どの企業様にとってもこの業務が「最も手間がかかり、精神的負担が大きいから」です。

毎月届く大量の請求書を整理し、期限通りに1円のズレもなく支払う。このプレッシャーと作業工数は、本業に集中したい経営者や担当者にとって大きなノイズとなります。だからこそ、私たちのようなバックオフィスのプロに「丸投げ」したいというニーズが絶えず、多くの引き合いを頂戴しています。

——　クライアントの「手間」を引き受ける中で、御社の現場ではどのような課題が生じていたのでしょうか？

永吉：クライアント様の手間を解消すればするほど、私たちの現場としては「手入力の嵐」に見舞われることになります。

お客様から送られてくる請求書は、PDF、郵送された紙のスキャン、時にはスマホで撮影した画像など、形式がバラバラです。これまでは、それらをサブモニターに映し出しながら、ネットバンキングの画面やExcelなどの管理資料に「銀行名」「支店名」「口座番号」「名義」「金額」を一文字ずつ手入力したり、突合作業をしたりしていました。

数十社分、数百件にも及ぶこのデータを、ひたすら目視で確認し、キーボードで打ち込み続ける。BPOのプロとしてミスは許されませんから、入力担当者の神経は常に張り詰め、多くの時間を費やしていました。

——　その状況を打破するために、なぜFinswer Bankを選ばれたのでしょうか。

永吉：決め手は、「AI-OCR（請求書自動読み取り機能）」の実用性とコストパフォーマンスです。Finswer Bankはクライアントのコストも削減でき、また私たちの業務も効率化できるサービスと考えました。

手入力をなくすために高額な経理システムを導入すれば、コストがかさみ、お客様の資金負担や心理的なハードルも高くなります。しかし、Finswer Bankは振込手数料が一律90円（税込）、現時点では月額料金も無料という安価な設定の中で、高精度なAI-OCR機能が標準搭載されていました。将来的に有料化されたとしても、月額料金は5,000円程度ということで、他の経理システムよりは大幅に安い料金体系であり、お客様にも安心して提案することができました。

請求書のファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、AIが自動的に文字を認識し、振込データを作成してくれる。「これなら、スタッフを単純作業から解放し、もっと付加価値の高い業務にシフトさせられる」と確信しました。

——　導入後、現場の業務フローはどう変わりましたか？

永吉：最も大きな変化は、「振込先や金額を手入力する」という工程が大幅に消滅したことです。 現在は、お客様から頂いた請求書データをFinswer Bankにアップロードするだけ。AIがかなりの精度で情報を読み取ってくれます。

また、請求書アップロード用のメールアドレスあてに請求書を送付してもらえれば、自動でFinswer Bank内に請求書がアップロードされるので、そもそも手動でアップロードする手間も発生しません。

以前はオフィスに響いていた「ひたすら数字を打ち込むキーボードの音」がなくなり、業務の内容は「AIが作ったデータを目視で最終確認する」というスマートなフローに変わりました。

もちろん、クライアントの振込手数料も削減されたことで、クライアントからは大変喜ばれています。

——　業務の質やスピードにはどのような影響がありましたか？

永吉：作業時間は体感で30％程度削減されなりました。しかし、それ以上に大きいのが「心理的負担の軽減」です。「打ち間違いをするかもしれない」という恐怖心から解放されたことは、スタッフにとって何よりの働き方改革でした。

BPO事業者の価値は、単なる入力代行ではありません。空いた時間でクライアント様の経費精算のルール作りをお手伝いしたり、コスト削減の提案をしたりと、本来の「プロフェッショナルな支援」に注力できるようになったことが最大の成果です。

——　Finswer Bankで使い勝手のよい機能はありますか？

永吉：私たちはBPOのプロとして、既存の銀行システムに対して「もっとこうなら使いやすいのに」「ここの仕様が非効率だ」という改善案を常に持っています。しかし、一般的な金融機関や大手システム会社にそれを伝えても、「仕様ですので」と返されるか、検討だけで数年かかるのが関の山でしたが、Finswer Bankは違いました。

「ここのUIをもっとこうして欲しい」とフィードバックをしたところ、驚くべきスピードで改修が行われ、実際の画面に反映されました。「あ、この人たちは私たちの現場の声を聞いてくれるんだ」。この信頼こそが、他のサービスよりもFinswer Bankで良い点だと感じています。

——　最後に、どのような企業にFinser Bankをおすすめしたいですか？

永吉： バックオフィス業務において、「手入力」ほど生産性を下げるものはありません。そして、「使いにくいシステム」を我慢して使い続けることほど、モチベーションを下げることもありません。

多くの企業が経理をアウトソースしたがる理由は、そこが「面倒で大変だから」です。しかし、Finswer Bankがあれば、AIの力で「面倒」を解消し、柔軟な開発力で「使いにくさ」を取り除いてくれます。

バックオフィス業務に忙殺されている企業、あるいは私たちのようなBPO事業者の方々にこそ、ぜひこの体験をしていただきたいですね。Finswer Bankは、「現場の声」を燃料にして進化する、生きたプラットフォームです。ここなら、理想のバックオフィスを実現できると確信しています。

今回、私たちのバックオフィス業務のオペレーションは大幅に効率化されました。しかし、これで終わりではありません。私たちは、単なる事務代行を超えた価値を提供していきたいと考えています。「バックオフィスを任せたいが、ただの作業屋では物足りない」「バックオフィスの仕組みづくり、組織づくりまで対応して欲しい」「グローバルな展開も見据えて、柔軟に対応してほしい」

そんな悩みをお持ちの企業様は、ぜひ私たちにご相談ください。Finswer Bankで磨き上げられた効率的かつ高品質なオペレーションで、「振込申請」だけでなく「振込承認」まで責任とスピード感をもって対応し、皆様がコア業務に専念できる環境づくりを提供していきます。